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La (ré-)union fait la force

Six règles simples pour des réunions efficaces

Lorsqu’elles sont bien menées, les réunions permettent de grandes avancées, génèrent une ambiance collégiale et une collaboration efficace. Mais mal menées, elles donnent le sentiment d’une mort à petit feu, surtout quand vous passez d’une réunion mal ficelée à une autre (et qu’il n’est que 14 h 30 !). Selon nous, si les réunions sont vues d’un mauvais œil, cela ne veut pas dire qu’il faut arrêter de se réunir pour tenter de résoudre les problèmes. C’est tout simplement parce que personne ne s’attache à ce qu’elles valent vraiment le coup. Si à chaque nouvelle invitation dans votre calendrier, vous avez comme une envie de partir en courant, suivez quelques-uns de nos conseils avisés pour tirer le maximum de profit du travail collaboratif.

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RESTEZ DÉTERMINÉ
L’objectif de toute réunion, qu’il s’agisse d’une simple conversation en tête-à-tête ou d’une présentation dans une salle bondée, est d’exploiter le pouvoir des idées collectives. Pour réussir une réunion, il ne suffit pas d’avoir trouvé le lieu adéquat, il faut surtout être dans le bon état d’esprit : une participation active, une communication claire, une orientation ferme, une véritable écoute et une profonde concentration. Un petit quelque chose à grignoter peut également s’avérer utile.

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RÉFLÉCHISSEZ AVANT D’INVITER
Avant d’organiser une réunion, posez-vous les questions suivantes : Est-ce que cette réunion est vraiment nécessaire ? Est-ce que toutes les personnes que vous invitez ont un rôle défini à jouer ? Allez-vous vraiment la programmer à 17 h 30 un vendredi ? Prenez garde à ne pas surcharger l’agenda de votre équipe, et évitez les annulations de dernière minute et les reports à répétition qui ont tendance à taper sur les nerfs. Pendant la réunion, gardez le cap et ne laissez pas les bavardages ou autres conversations hors sujet prendre le dessus. Cela dit, si un sujet s’enflamme en fin de réunion, ne l’étouffez pas sous prétexte que le temps imparti est écoulé. Attisez les flammes dans un esprit de créativité spontanée.

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RÉSERVEZ EN ADÉQUATION
C’est la règle d’or : réservez votre salle de réunion en fonction des outils et du temps dont vous aurez besoin. Nul besoin de s’embarquer dans un système de vidéoconférence multi-écrans simplement pour faire un point sur l’avancement de quelques dossiers. Par contre, si vous devez être en liaison avec Dubaï, Londres, Sydney, Moscou, et Pékin, a) ça en jette et b) vous aurez certainement besoin d’un peu plus qu’un tableau blanc et un téléphone sur haut-parleur. Et bien que les problèmes techniques fassent partie de la vie moderne, vérifiez à deux fois que vos présentations, liens, numéros de conférence et autres détails numériques sont « au vert » avant de vous lancer.

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SOYEZ LÀ À 100 %
On vous a repérée, Madame WhatsApp. Vous aussi, Monsieur Instagram. Vous pensiez vraiment passer inaperçue, Mademoiselle « J’actualise mon statut » ? Lorsque vous êtes en réunion, accordez à vos collaborateurs l’attention qu’ils méritent, c’est-à-dire toute votre attention. Certes, de nos jours, nos cerveaux totalement app-cooliques sont habitués à gérer une suite vertigineuse de micro-tâches, mais résistez à la tentation de vérifier qui a liké la photo de votre bébé bulldog (la réponse est : tout le monde) ou d’informer votre femme par texto que vous vous feriez bien un petit resto chinois ce soir. En faisant sciemment l’effort d’être présent et de participer, sans être déconcentré par un mot compte triple sur votre application Scrabble, vous pourrez être un membre précieux pour votre équipe.

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DIRIGEZ LE TRAFIC
À force de passer votre temps à déambuler d’une salle de conférence à une autre, vous connaissez les moindres recoins de votre entreprise : chaque mètre carré, chaque virage un peu serré et chaque détour pour éviter que votre N+2 ne remarque votre arrivée tardive. Faites bénéficier visiteurs, nouveaux employés et autres invités de votre incroyable expertise. Si vous croisez une personne qui vous semble désorientée, plutôt que de vous empresser de la doubler, arrêtez-vous pour lui demander si elle a besoin d’aide. Proposez-lui ensuite de la guider vers sa destination. Ainsi, vous aurez créé un lien et partirez du bon pied pour que votre prochaine idée lumineuse trouve une oreille attentive.

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METTEZ DE L’ORDRE
En ces temps de réunionite aiguë, il est de notre responsabilité à tous de traiter la salle de conférence, ou tout autre espace commun, comme s’il s’agissait d’un camping : récupérez toujours ce que vous avez apporté. Stylos, supports de présentation, clés USB, nourriture... tout doit disparaître. Même si les participants à la réunion suivante rongent leur frein devant la porte pour pouvoir accéder à leur point hebdomadaire, prenez le temps d’effacer les tableaux, de replacer les chaises et faites table rase. 

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