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À la hauteur des attentes

Comment peut-on créer un Living Office ? Pour répondre à cette question, l'équipe de WHY a suivi l'évolution d'une entreprise, d'un siège social qui limitait sa croissance à un espace de travail où employés et activité peuvent prospérer. Voici le troisième article de la série.

Les employés sont les éléments les plus importants de chaque organisation et pourtant, bon nombre des bureaux actuels ne sont pas conçus pour répondre à leurs besoins et faciliter leurs activités. Avec Living Office, Herman Miller offre un nouveau type d'espace de travail, conçu à partir d'études permettant de mieux comprendre les employés, leur travail et les outils nécessaires à leur succès.

Lorsque Jeff Raider, PDG de Harry’s, décida que son entreprise devait quitter le loft bruyant et surencombré qu’elle occupait pour des bureaux de 2 415 m2 dans le quartier de SoHo, à New York, son équipe de conception et lui décidèrent de faire appel à Herman Miller pour équiper l’espace. Raider et le directeur de la conception, Scott Newlin, pensaient que leur entreprise spécialisée en produits de rasage et Herman Miller partageaient une même conception de l’esthétique, qui mettait en valeur la beauté et la fonctionnalité. Mais au-delà du mobilier, Raider et Newlin étaient attirés par le cadre de Living Office d’Herman Miller, qui offre une excellente connaissance des hommes et du travail ainsi qu’un modèle personnalisable de création d’environnements de travail dans lesquels une entreprise et ses employés peuvent s’épanouir. Harry’s utilisa le processus de découverte de Living Office pour exprimer l’intention et la personnalité uniques de l’entreprise et pour identifier les types d’activités effectuées chaque jour par les employés. Les informations obtenues aidèrent le cabinet d’architectes Studio Tractor à imaginer un environnement de travail qui refléterait la culture extrêmement collaborative de Harry’s. Le nouvel espace propose une variété d’agencements grâce auxquels les employés peuvent partager des idées, discuter brièvement et collaborer à la résolution de problèmes, mais aussi des espaces privés où ils peuvent se retirer au calme pour se concentrer sur leur travail.

Six mois après l’installation de Harry’s dans ses nouveaux locaux, l'équipe de recherche d’Herman Miller a cherché à savoir si les nouveaux bureaux aidaient le personnel à travailler plus efficacement, facilitaient le partage des connaissances et permettaient à la marque de mieux s’exprimer – tous ces objectifs ayant été définis lors du processus de découverte. Pour répondre à ces questions, les équipes d’Herman Miller ont mené sur place de solides recherches basées sur différentes méthodes, parmi lesquelles l’observation sur place, ainsi que des entretiens et des enquêtes très poussés auprès de la direction et du personnel. WHY les a suivis et s’est entretenu avec Raider et Newlin sur leur quête permanente pour créer un environnement de travail qui soit, selon les termes de Newlin, « littéralement vivant. » Voici la transcription de leur entretien ainsi qu’un aperçu des conclusions des recherches menées par Herman Miller.

Quand avez-vous décidé de déménager pour des bureaux plus grands ?

Scott Newlin : Le moment déterminant a été lorsque nous avons atteint près de 85 employés. La surface n’était pas assez importante pour contenir autant de monde, sans compter tout ce que nous devions stocker et héberger dans ce même espace.

C’était formidable, car dès qu’on entrait dans cet espace, on sentait qu'il s'y passait des choses importantes. Mais c’était frénétique. Toute cette effervescence et cette énergie créent une formidable dynamique, mais lorsque vous avez du mal à avoir une conversation téléphonique, votre travail s'en trouve affecté au quotidien.

Jeff Raider : Dans nos anciens locaux, nous étions limités. Nous devions consacrer la plus grande partie des bureaux aux espaces de travail et aux bureaux individuels, ce qui laissait peu de place aux employés pour se réunir et discuter.

L’un de nos espaces de discussion avait migré dans notre monte-charge, qui se trouvait dans le couloir extérieur. Nous nous y réunissions en plein hiver, manteaux sur le dos, autour de petites tables en carton installées au milieu. Nous avions sans conteste besoin de plus d’espace commun.

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En quoi Living Office était-il adapté aux besoins de Harry’s ?

JR : Nous avons découvert le concept de Living Office et la possibilité d’adapter notre environnement de travail aux besoins de notre équipe. Nous étions vraiment intrigués par la possibilité de disposer d’un espace qui permettrait à diverses personnes de travailler ensemble, tout en bénéficiant d’un espace propre et agréable dans lequel nous serions fiers de travailler chaque jour et de recevoir de nombreux visiteurs.

SN : Living Office avait un réel intérêt pour nous car il permettait bon nombre des choses que nous souhaitions accomplir. Il nous offrait la flexibilité nécessaire à notre croissance, au changement, et nous permettait d’essayer certaines choses pendant une semaine pour les modifier le lendemain si elles ne fonctionnaient pas.

Avez-vous appris des choses surprenantes lors du processus de découverte de Living Office ?

JR : Nous avons réalisé qu'il y avait chez Harry’s des types de personnes très différentes qui devaient se réunir et collaborer étroitement. Un environnement classique ne favoriserait donc pas forcément l'efficacité et la réussite de nos équipes.

Par exemple, nous constatons des disparités très marquées entre des groupes d’individus. Nos ingénieurs logiciel, par exemple, doivent être extrêmement concentrés sur le code qu’ils développent. Nos équipes CX et marketing passent leurs journées à s’entretenir avec d’autres personnes. Ils ont de meilleurs résultats dans un environnement plus vivant, plus interactif et plus collaboratif.

Avant notre déménagement, 29 pour cent des employés de Harry’s se sentaient productifs. Après le déménagement, ce chiffre est passé à 70 pour cent.

À bien des égards, nous avons vraiment l’impression de disposer d’un bureau vivant (Living Office). C’est un bureau dans lequel nous pouvons vivre et qui encourage une certaine forme d'action et de dynamisme dans la manière dont nous interagissons. Jeff Raider, cofondateur et co-PDG de Harry's Grooming

Comment l’équipe de conception a-t-elle utilisé les informations recueillies lors du processus de découverte pour imaginer le nouvel espace ?

SN : Pendant le processus de découverte, nous avons véritablement tout décomposé en nombres. Nous avions besoin de tant de salles de réunion, de tant de salles pour les discussions individuelles, de tant d’espaces salon plus décontractés où il serait possible de s’installer et de travailler tranquillement sur un ordinateur portable, un casque sur les oreilles.

Notre service marketing se trouve désormais à côté de notre service acquisition, où des dizaines de conversations rythment la journée. Je pense que cela a réellement favorisé une approche plus rationnelle de la manière dont nos équipes travaillent. Cela nous a aussi permis de perdre moins de temps entre chaque tâche. Nous pouvons être efficaces d’un point A à un point B sans avoir à courir dans tous les sens.

JR : Ce qui est vraiment appréciable avec ce nouvel espace, c’est que chacun peut adapter ses propres espaces de réunion en fonction du type d’interactions souhaité. Si vous souhaitez avoir une discussion informelle, vous pouvez vous installer sur un canapé dans une salle de réunion. Si vous préférez une réunion de groupe formelle, vous pouvez vous réunir dans une salle de réunion plus fermée.

Lorsque des visiteurs entrent dans votre nouveau siège social, que voient-ils ?

JR : La première chose qu’ils voient, c’est un espace ouvert. Et cela reflète la collaboration et l’altruisme qui sont la base de notre marque et de notre entreprise. C’est une entreprise où les employés ont envie de venir travailler ensemble et sont extrêmement impliqués au quotidien. L’autre facette de cette ouverture est qu’elle masque l’énergie. Quand toutes nos équipes sont là et que nous agissons et travaillons ensemble, je suis stimulé par l’effervescence qui y règne.

SN : Le nouvel espace vise à représenter la concrétisation de la culture de Harry’s et de la façon dont nous travaillons. Nous avons prêté beaucoup d’attention aux détails des finitions, aux couleurs, au choix des textiles, pour qu’à chaque fois qu’un employé touche, s’assoie ou interagit avec un meuble, il y retrouve la personnalité de notre entreprise. C’est pourquoi nous avons travaillé avec l’équipe de conception pour créer cette palette aux couleurs chaudes et accueillantes, avec des meubles qui restent ultra fonctionnels.

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Et qu’en est-il des employés potentiels ? Sont-ils impressionnés ?

JR : Si je rencontre quelqu’un qui, selon moi, pourrait être embauché par Harry’s, nous allons prendre un café, puis je poursuis toujours par « Venez dans nos bureaux. Venez nous rencontrer. Venez voir qui nous sommes. Découvrez notre espace. » Nous sommes tellement fiers de notre espace que je pense qu’il parle de lui-même à toute personne qui y pénètre. En général, les gens s’exclament : « Waouh. C’est vraiment chouette. » La marque prend immédiatement vie.

Vous avez collaboré avec Herman Miller pour évaluer la performance de ces nouveaux bureaux. Qu’avez-vous appris ?

SN : Les chiffres que nous avons reçus nous ont indiqué qu’en général, nous avions obtenu l’impact souhaité et réalisé nos objectifs. Par exemple, les employés se sentent globalement plus positifs et plus heureux d’être dans cet espace. La hausse des chiffres entre les anciens et les nouveaux locaux est vraiment spectaculaire.

Pensez-vous avoir créé un environnement de travail capable de se développer avec l’entreprise ?

SN : Ce nouvel espace va être en constante évolution. Nous avons ajouté de nouveaux bureaux car notre effectif a augmenté. Nous avons interchangé et reconfiguré certaines zones assises pour qu’elles correspondent mieux à la façon dont nous avons constaté que les gens travaillaient. Je pense donc qu’il s’agit d’une recherche et d’un projet continus. Il est littéralement vivant.

JR : Nous nous développons très rapidement. À bien des égards, nous avons vraiment l’impression de disposer d’un bureau vivant (Living Office). C’est un bureau dans lequel nous pouvons vivre et qui encourage une certaine forme d'action et de dynamisme dans la manière dont nous interagissons. L’autre aspect que j’apprécie vraiment avec Living Office, c'est sa perpétuelle évolutivité et la possibilité d’apprendre. C’est vraiment en accord avec la manière dont nous envisageons de développer notre entreprise. 

Les anciens bureaux de Harry’s avaient obtenu 48,4 pour cent sur l’indice Leesman d’efficacité de l’environnement de travail. Le nouvel espace a obtenu 71,9 pour cent, surpassant ainsi le taux de référence mondial qui est de 60,1 %. L’indice Leesman est un service d’analyse comparative mondial regroupant les données sur l’efficacité de l’environnement de travail de milliers d’entreprises internationales. Les employés utilisent l’outil de sondage de Leesman pour évaluer leur environnement de travail. Les résultats permettent aux entreprises d’identifier les domaines d'amélioration dans lesquels elles doivent investir du temps, de l’argent et des efforts.

Les employés se sentent globalement plus positifs et plus heureux d’être dans ces locaux. La hausse des chiffres a été vraiment spectaculaire. Scott Newlin, directeur de la conception, Harry’s Grooming

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